人気の高い事務職の仕事に就くために!【一般事務編】

  • 投稿日:2018.06.26 Tuesday
  • カテゴリー:MOS試験 |

一般事務につくためのイメージ

 

デスクワークで勤務時間も決まっているイメージのある事務職。お子さんのいる主婦から、ご年配の方まで幅広い人気のあるお仕事です。

正社員・パート社員問わず人気の高い事務職に就くには、やはりそれなりの努力も必要です。

そんな狭き門である事務職に就くためには、どういった準備をすれば良いか、本日はその内容をご紹介します。

一般事務というお仕事。

一般事務の仕事

 

「事務」と一言で言っても、その種類は多岐に渡ります。

医療事務から営業事務、人事事務や経理事務などがある中で、本日ご紹介するのは「一般事務」です。

 

では、その一般事務の仕事内容はどういったものでしょうか。

 

資料や契約書の作成、郵便物の仕分け、ファイリング、メールやFAX送信、データ収集、電話・来客応対などが、おもな業務内容となります。高度な専門知識やスキルが問われる仕事は基本的に行いませんが、企業や部署によっては英語力を生かして海外とのやりとりを行ったり、経理など専門知識が必要とされる仕事を任されたりすることもあります。業務範囲が幅広いため、先輩や上司の指示に応じて、臨機応変に仕事を進める必要があります。

 

引用:「Career Garden」一般事務の仕事

 

ここにある通り、一般事務は専門的な知識が必要になるというより、幅広い業務に対応する応用力が必要なお仕事です。

会社にもよるとは思いますが、パソコンの基礎知識や電話対応、社内でのコミュニケーションは必要不可欠ですね。

 

求められるスキル。

一般事務に必要なスキル

 

そんな一般事務のお仕事に、実際に必要とされるスキルはどういったものなのか。

私たちの経験則も踏まえて、ご紹介します。

 

  • Word / Excelの基本操作
  • パソコン全般の基礎知識
  • ビジネスメールのスキル
  • 社内外の円滑なコミュニケーション
  • ビジネスへの理解度の高さ
  • 臨機応変な対応力

 

一部、抽象的な表現も含まれますが、一般事務に必要なスキルはこれらだと考えます。

まず、大前提として必要になるのが「Word/Excelの基礎知識」です。

だいたいの場合が入社後に、専用のパソコンを与えられて、そのパソコンでの入力作業が一般事務の仕事となります。

それに伴い、与えられたパソコンの管理や、社内外とのメールのやり取り、コミュニケーションスキルが必要です。

 

そして、入社した会社の事務を担う担当者として、とても大切になってくるのが「ビジネスへの理解度の高さ」です。

その会社が、どういう会社と取引をしていて、どういう仕組みで利益を上げているか、会社全体のお金や人の流れを把握する力は、事務職だけに限りませんが、とても大切なスキルです。

 

面接で、どう自分のスキルを伝えるか。

就職の面接

 

これらのスキルを実際に持っていても、書類選考や面接で企業の採用担当者に伝えるのは簡単ではありません。

面接で「実際にパソコン操作をしてみてください。」と言われれば、そのスキルを証明する事が出来ますが、そんな面接は滅多にないでしょう。

あなたが作った履歴書と、面接での対応を見て採用の可否を判断されます。

 

そんな時、面接官に一発で自分のスキルを伝える事が出来るのは「資格」です。

語学力と同じで、英検やTOEICを履歴書に書いてあれば、そのスキルは誰が見ても理解されますよね。

パソコンのスキルや、コニュニケーション、ビジネス理解度も、それと同じように資格を取る事で面接官に伝える事が出来るんです。

 

どんな資格を取るべきか。

履歴書に資格を書く

 

では、実際にどんな資格が一般事務に就くために必要なのかをご紹介しましょう。

これも、私たちの経験則を踏まえて、ご紹介しますね。

 

  • MOS(Microsoft Office Specialist)資格
  • 簿記
  • 秘書検定
  • ITパスポート

 

あまり多く挙げ過ぎても良くないので、優先順位の高いものを4つほど挙げました。

どれも、難しそうに見えますが、しっかり勉強すれば取得できる資格ですよ。

 

MOS(Microsoft Office Specialist)資格

エクセルやワードなどのマイクロソフトオフィス製品の利用スキルを証明できる資格です。

引用:MOS公式サイト

 

いま、企業の採用担当者が最も有効であると考えている資格が、このMOS資格です。

その名の通り、Microsoftが提供するアプリケーションを使える度合いを証明する資格で、Word/Excel/PowerPointなどのアプリケーションごとに資格が用意されています。

 

一般事務で必要となる、WordとExcelの資格を取得する事で、履歴書や面接でしっかりと自身のパソコンスキルを証明する事が可能になります。

いくら面接でパソコンの使用経験を話すより、こういった資格を持っておく事がスキルを証明するには一番です。

 

簿記

簿記は、企業規模の大小や業種、業態を問わずに、日々の経営活動を記録・計算・整理して、経営成績と財政状態を明らかにする技能です。

簿記を理解することによって、企業の経理事務に必要な会計知識だけではなく、財務諸表を読む力、基礎的な経営管理や分析力が身につきます。また、ビジネスの基本であるコスト感覚も身につきますので、コストを意識した仕事ができるとともに、取引先の経営状況を把握できるために、経理担当者だけではなく、全ての社会人に役立ちます。

引用:「日本商工会議所」簿記とは

 

おそらく、簿記という言葉は聞いた事があると思います。

お金に携わる仕事に就く人が取るイメージの強い簿記ですが、簿記を持っておく事で「ビジネスへの理解度の高さ」を証明する事が出来ます。

 

簿記を取得すると、単純に会社の会計が出来るようになるというものではなく、お金の流れを理解する事が出来ます。

これが理解できると、基本的な会社経営の考え方がわかり、ビジネスの基本であるコスト意識も考える事が出来るようになります。

 

ここまで理解できるようになると、どんな会社に入ってもビジネスの理解をするには困らないのではないでしょうか。

 

秘書検定

秘書検定は,社会に出て働く人なら誰でも備えておかなければならない基本的な常識を,秘書技能という名称に集約して検定問題として出題しています。基本的な常識ですから誰にでもできることですが,感じがよいと言ってもらえる表し方はどのようにすることが必要か,この部分について試験問題を通して学べるようになっています。

引用:「ビジネス系検定」秘書検定とは

 

秘書検定と聞くと、ハードルを高く感じてしまう方もいるかも知れませんが、この資格は秘書になるための資格ではありません。

ここにも記載がある通り、"社会に出て働く人なら誰でも備えておかなければならない基本的な常識"が集約されて資格です。

もちろん、企業の採用担当もそういう意識であなたを見ます。

 

秘書検定を持つ事で、「社内外への円滑なコミュニケーション」が出来る人間であるという事を証明する事が出来ます。

場合によっては「なんで秘書検定なんて持っているの?」と聞かれる事があるかも知れません。

その時は自信を持って「私の常識力やコミュニケーションのスキルを、書面でもお伝えしたかったからです!」と答えましょう。

 

ITパスポート

iパスは、ITを利活用するすべての社会人・学生が備えておくべきITに関する基礎的な知識が証明できる国家試験です。
具体的には、経営戦略、マーケティング、財務、法務など経営全般に関する知識をはじめ、セキュリティ、ネットワークなどのITの知識、プロジェクトマネジメントの知識など幅広い分野の総合的知識を問う試験です。 ITを正しく理解し、業務に効果的にITを利活用することのできる“IT力”が身につきます。

引用:「ITパスポート試験」iパスとは

 

最後に挙げたのは、あまり聞きなれない資格かも知れません。

この資格は、パソコンとはまた違う「IT力」を証明するスキルになります。

 

今の時代、どんな仕事にもITが関わってきます。一般事務の仕事に就くなら、なおさら間違いなくIT力が必要です。

この資格を持っておく事で、パソコンの基礎知識はもちろん、ITや新しい事に対して臨機応変に対応できるという事を証明出来ます。

"機械オンチ"で済まされる時代ではないので、ITへの対応力を身につけて臨機応変な対応力を面接官に伝えましょう!

 

最後に

いかがでしたでしょうか?

狭き門となっている、一般事務の仕事に就くために必要な準備をご紹介してきました。

 

就職・転職にはスキルが必要で、そのスキルを面接で証明するために資格が必要だという事はわかって頂けたかと思います。

もちろん、会社によっては「人柄採用」や「未経験者歓迎」と銘打っているところもあります。

ですが、スキルを持たないまま入社して一番困るのは自分です…

 

会社も自分もハッピーに、仕事を長く続けられるようにしっかりと準備を行いましょう!

勉強は、自分への先行投資です。資格取得には、もちろんお金が必要ですが、ちゃんと希望する条件の会社に入社する事が出来れば、その投資が何倍にもなって返ってきますよ。

小さな事からでも、一般事務の仕事に就くための準備を始めましょう!

無料体験申し込みボタン


スポンサーサイト

  • 投稿日:2019.01.11 Friday
  • カテゴリー:- |


今月のキャンペーン





公式サイト

教室の開校時間や特徴などの詳細情報は、コチラからご確認ください。


公式サイト

アクセス情報

〒340-0053

埼玉県草加市旭町6-15-30 イトーヨーカドー新田店2F




就職/転職を目指す方へ

MOS資格獲得までを、お得にお手伝い。教育給付金制度のご案内


給付金

新しい記事

カテゴリーから記事を見る

人気の講座

デジカメ講座
デジカメ講座

MOS対策講座


ウイルス対策講座
ウイルス対策講座


インストラクター募集中

私たちと一緒に働きませんか?


求人
        

PR by JUGEM

無料体験は随時受付中!